Betriebsheft richtig führen: Mehr als nur Papierkram
Das Berichtsheft - auch Ausbildungsnachweis genannt - ist ein wichtiger Teil deiner Ausbildung. Nach dem Berufsbildungsgesetz bist du als Auszubildender verpflichtet, diesen Nachweis regelmäßig zu führen. Das gilt für alle Ausbildungsberufe, also auch für die IT-Berufe.
Der Ausbildungsnachweis dokumentiert den Verlauf deiner Ausbildung und ist gleichzeitig eine wichtige Voraussetzung für die Zulassung zur Abschlussprüfung. Ohne ein ordnungsgemäß geführtes Berichtsheft darfst du nicht an der Prüfung teilnehmen.
Die wichtigsten Fakten zum Berichtsheft auf einen Blick:
- Es muss während der Ausbildungszeit geführt werden
- Der Betrieb muss dir Zeit dafür einräumen
- Du kannst es handschriftlich oder digital führen
- Dein Ausbilder muss es regelmäßig kontrollieren und unterschreiben
- Es ist Zulassungsvoraussetzung für die Abschlussprüfung
In den folgenden Abschnitten erfährst du, warum das Berichtsheft so wichtig ist und wie du es richtig führst. Außerdem beantworten wir die häufigsten Fragen rund um den Ausbildungsnachweis.
Warum das Berichtsheft wichtig ist
Das Berichtsheft erfüllt mehrere wichtige Funktionen in deiner Ausbildung. Es dient nicht nur als Dokumentation, sondern auch als rechtliche Absicherung für dich und deinen Ausbildungsbetrieb. Durch die regelmäßigen Einträge entsteht ein vollständiger Nachweis über deine Ausbildungsinhalte.
Besonders wertvoll wird das Berichtsheft in schwierigen Situationen. Wenn es Probleme in der Ausbildung gibt, kannst du anhand deiner Aufzeichnungen belegen, welche Tätigkeiten du ausgeführt hast und welche Inhalte vermittelt wurden. Das ist zum Beispiel wichtig, wenn dein Betrieb nicht alle vorgeschriebenen Ausbildungsinhalte vermittelt oder wenn die Betreuung durch deinen Ausbilder nicht ausreichend ist.
Bei einem Betriebswechsel hilft das Berichtsheft dem neuen Ausbildungsbetrieb, deinen bisherigen Ausbildungsstand einzuschätzen. So können fehlende Inhalte erkannt und nachgeholt werden. Auch für die Berufsschule ist das Berichtsheft wertvoll, da die Lehrkräfte sehen können, welche praktischen Erfahrungen du bereits im Betrieb gesammelt hast.
Das Berichtsheft schützt dich in diesen Situationen:
- Bei Konflikten mit dem Ausbildungsbetrieb
- Bei einem Wechsel des Ausbildungsbetriebs
- Bei Unstimmigkeiten über vermittelte Ausbildungsinhalte
- Bei der Prüfung deiner Zulassungsvoraussetzungen für die Abschlussprüfung
- Bei der Beurteilung deines Ausbildungsstands nach längeren Fehlzeiten
Ein konkretes Beispiel aus der IT-Ausbildung: Wenn du als Fachinformatiker hauptsächlich im Support eingesetzt wirst, obwohl laut Ausbildungsrahmenplan auch Programmierung oder Systemadministration vermittelt werden müssen, kannst du dies anhand deiner Dokumentation nachweisen. Das Berichtsheft wird so zu einem wichtigen Instrument für die Qualitätssicherung deiner Ausbildung.
Der regelmäßige Austausch mit deinem Ausbilder über die Einträge im Berichtsheft gibt dir außerdem die Möglichkeit, Fragen zu stellen und Feedback zu deiner Entwicklung zu bekommen. So behältst du den Überblick über deinen Lernfortschritt und kannst aktiv auf die vollständige Vermittlung aller Ausbildungsinhalte hinwirken.
So führst du das Berichtsheft richtig
Das Berichtsheft kannst du entweder täglich oder wöchentlich führen. In IT-Berufen ist die wöchentliche Dokumentation üblich, da die Projekte und Aufgaben oft über mehrere Tage laufen. Dein Ausbildungsbetrieb legt fest, welche Form du nutzen sollst.
Digital oder auf Papier?
Du hast die Wahl zwischen einem handschriftlichen Berichtsheft und einer digitalen Version. Digitale Berichtshefte bieten einige Vorteile für IT-Auszubildende:
- Einfache Korrekturmöglichkeiten
- Automatische Sicherung der Einträge
- Direkte digitale Unterschrift durch den Ausbilder
- Bessere Lesbarkeit der Einträge
- Schnellere Bearbeitung durch Vorlagen
Die richtigen Einträge machen
Ein guter Eintrag beschreibt deine Tätigkeiten präzise und nachvollziehbar. Hier ein Beispiel für einen typischen Wocheneintrag in der IT-Ausbildung:
"Diese Woche habe ich ein Ticketsystem für den Support eingerichtet. Dafür habe ich zunächst verschiedene Open-Source-Lösungen verglichen und mich nach Absprache mit meinem Ausbilder für OTRS entschieden. Nach der Installation auf einem Testserver habe ich das System konfiguriert und erste Testtickets erstellt. Außerdem habe ich an zwei Tagen den First-Level-Support betreut und dabei 12 Kundenanfragen bearbeitet."
Vermeide diese häufigen Fehler:
- Zu kurze oder nichtssagende Einträge ("PC repariert")
- Zu allgemeine Beschreibungen ("Den ganzen Tag programmiert")
- Fehlende Angaben zu Werkzeugen oder Technologien
- Unvollständige Dokumentation der Berufsschultage
Zeit und Ort für die Dokumentation
Dein Ausbildungsbetrieb muss dir während der Arbeitszeit die Möglichkeit geben, das Berichtsheft zu führen. Am besten legst du dir einen festen Rhythmus zu. Viele Auszubildende reservieren sich dafür:
- Die letzten 15 Minuten jeden Arbeitstags oder
- Eine halbe Stunde am Ende der Arbeitswoche
Dokumentiere auch deine Berufsschultage mit den behandelten Themen. Ein guter Eintrag könnte so aussehen: "Berufsschule: Datenbanken - Einführung in SQL, praktische Übungen zu SELECT-Abfragen und WHERE-Bedingungen".
Kontrolle und Unterschriften
Dein Ausbilder muss das Berichtsheft regelmäßig kontrollieren und unterschreiben. Üblicherweise geschieht dies einmal pro Woche. Plane dafür einen festen Termin ein. Bei digitalen Berichtsheften erfolgt die Unterschrift meist durch eine elektronische Freigabe.
Speichere dein Berichtsheft - ob digital oder analog - immer sicher und mache regelmäßig Sicherungskopien. Bei der Abschlussprüfung musst du nachweisen können, dass du es während der gesamten Ausbildungszeit ordnungsgemäß geführt hast.