Arbeitszeugnis: Arten, Sprache und Rechte

Nach der Ausbildung oder beim Jobwechsel ist das Arbeitszeugnis ein wichtiger Nachweis für Bewerbungen. Es dokumentiert mindestens die Art und Dauer der Tätigkeit; auf Wunsch bewertet es auch Leistung und Verhalten. Der Zeugnisanspruch für Arbeitnehmer steht in § 109 der Gewerbeordnung. § 630 BGB betrifft Dienstverhältnisse und verweist bei Arbeitnehmern auf § 109 GewO. Für Auszubildende gilt zusätzlich § 16 Berufsbildungsgesetz.

Gerade in der IT-Branche, in der Projekte, Rollen und Arbeitgeber wechseln können, spielt das Arbeitszeugnis eine praktische Rolle. Es kann zukünftigen Arbeitgebern als ergänzende Entscheidungsgrundlage dienen. Dabei muss das Zeugnis einerseits der Wahrheit entsprechen, andererseits aber auch wohlwollend formuliert sein, um das berufliche Fortkommen nicht zu behindern.

Streit um Formulierungen und Bewertungen in Arbeitszeugnissen kommt regelmäßig vor. Umso wichtiger ist es, die Grundregeln zu kennen und häufig verwendete Formulierungen nicht isoliert zu lesen. Ein stimmiges Arbeitszeugnis kann Bewerbungen unterstützen; ein unpassendes oder lückenhaftes Zeugnis solltest du zeitnah prüfen.

Prüfe dein Zeugnis direkt nach Erhalt, weil Korrekturen mit zunehmendem Zeitabstand schwerer durchzusetzen sein können:

• Stimmen Name, Zeitraum, Tätigkeit und Berufsbezeichnung?
• Ist das Papierzeugnis auf Geschäftspapier erstellt und unterschrieben?
• Wurde ein elektronisches Zeugnis nur mit deiner Einwilligung erteilt?
• Werden deine wichtigsten IT-Aufgaben und Projekte genannt?
• Passt die Zufriedenheitsformel zum Gesamteindruck?
• Fehlen wichtige Aufgaben, Projekte oder Verantwortungsbereiche?

Unterschiedliche Arten von Arbeitszeugnissen

Je nach Situation und Anlass gibt es verschiedene Arten von Arbeitszeugnissen. Die einfachste Form ist das einfache Arbeitszeugnis, das nur die Art und Dauer der Beschäftigung dokumentiert. Es enthält die persönlichen Angaben, eine Beschreibung der Tätigkeit sowie die zeitliche Dauer des Arbeitsverhältnisses. Diese Mindestangaben gehören nach § 109 GewO in das Zeugnis, wenn bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein Zeugnis verlangt wird.

Deutlich aussagekräftiger ist das qualifizierte Arbeitszeugnis. Zusätzlich zu den Grundinformationen enthält es eine Beurteilung der Leistung und des Verhaltens. Dabei können etwa fachliche Kompetenz, Arbeitsweise und Sozialverhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden eine Rolle spielen. Ein qualifiziertes Zeugnis wird nach § 109 GewO auf Verlangen des Arbeitnehmers erteilt. Wenn du ein qualifiziertes Zeugnis möchtest, solltest du das ausdrücklich verlangen.

Eine Besonderheit stellt das Zwischenzeugnis dar. Es kann während eines laufenden Arbeitsverhältnisses sinnvoll sein, etwa bei einem Vorgesetztenwechsel, einer Versetzung, deutlicher Aufgabenänderung oder wenn man sich auf andere Stellen bewerben möchte. Auch für Bewerbungen während Elternzeit oder längerer Freistellung kann ein Zwischenzeugnis relevant sein. Einen ausdrücklichen gesetzlichen Standardanspruch wie beim Endzeugnis gibt es dafür nicht; in der Praxis brauchst du meist ein berechtigtes Interesse oder eine entsprechende Regelung.

Ein vorläufiges Zeugnis kann kurz vor Ende des Arbeitsverhältnisses sinnvoll sein, wenn der genaue Endtermin bereits feststeht und du dich bewerben musst. Es ist aber vom endgültigen Arbeitszeugnis zu unterscheiden; nach dem tatsächlichen Ausscheiden solltest du das finale Zeugnis anfordern.

Für Auszubildende gibt es spezielle Ausbildungszeugnisse. Diese müssen neben Art, Dauer und Ziel der Berufsausbildung auch die erworbenen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten dokumentieren. Auf Verlangen muss auch hier eine Beurteilung von Leistung und Verhalten ergänzt werden. Wenn der Ausbildende die Ausbildung nicht selbst durchgeführt hat, soll auch die ausbildende Person unterschreiben. Das Ausbildungszeugnis ist bei Beendigung des Ausbildungsverhältnisses auszustellen, also auch bei vorzeitigem Ende.

Rechtliche Grundlagen und formale Anforderungen

Das Arbeitszeugnis unterliegt rechtlichen Vorgaben. Ein Zeugnis muss nach § 109 GewO klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die eine andere als die erkennbare Aussage über den Arbeitnehmer treffen sollen. Nach aktueller Rechtslage kann ein Arbeitszeugnis mit Einwilligung des Arbeitnehmers auch elektronisch erteilt werden; bei Ausbildungszeugnissen ist diese Möglichkeit seit dem 1. August 2024 mit Einwilligung der Auszubildenden ebenfalls im BBiG vorgesehen. Ohne diese Einwilligung bleibt ein schriftliches Zeugnis der Normalfall.

Bei der Erstellung des Zeugnisses sind vor allem Wahrheit, Klarheit und ein verständig wohlwollender Ton wichtig. Das bedeutet: Aussagen müssen zutreffend sein, dürfen das berufliche Fortkommen nicht unnötig erschweren und müssen für Dritte verständlich bleiben. Das Zeugnis sollte die wesentlichen Tätigkeiten und, beim qualifizierten Zeugnis, die tragenden Bewertungen enthalten. Versteckte oder verschlüsselte Botschaften sind nach § 109 GewO nicht erlaubt.

Bestimmte Inhalte gehören regelmäßig nicht in ein Arbeitszeugnis. Dazu zählen etwa Angaben über Krankheiten, Schwangerschaften, Gewerkschafts- oder Betriebsratszugehörigkeit sowie private Angelegenheiten. Auch Abmahnungen oder interne Streitigkeiten sollten nicht als solche im Zeugnis auftauchen. Maßgeblich bleibt aber immer der Einzelfall: Das Zeugnis muss wahr, vollständig und zugleich wohlwollend sein, ohne unzulässige Hinweise oder Geheimzeichen zu verwenden.

Das fertige Zeugnis sollte in einem einwandfreien Zustand übergeben werden. Flecken, Knicke, Radierungen oder handschriftliche Korrekturen können problematisch sein, wenn die äußere Form den Eindruck erweckt, der Arbeitgeber distanziere sich vom Inhalt des Zeugnisses. Das Ausstellungsdatum sollte zeitlich plausibel zum Ende des Arbeitsverhältnisses passen. Bei einem Papierzeugnis ist eine Unterschrift Pflicht; bei elektronischer Erteilung solltest du Einwilligung, Datei und Signaturinformationen nachvollziehbar sichern.

Der Arbeitgeber sollte das Zeugnis innerhalb einer angemessenen Frist ausstellen. Eine starre gesetzliche Tagesfrist gibt es nicht; unnötige Verzögerungen solltest du aber nicht einfach laufen lassen. Ist das Zeugnis erstellt, wird es nach IHK-Darstellung grundsätzlich als Holschuld behandelt; eine Zusendung kann aber naheliegen, wenn Abholung unzumutbar wäre. Der Arbeitgeber darf den Zeugnisanspruch nicht als Druckmittel zurückhalten, nur weil etwa Arbeitsmittel noch nicht abgegeben wurden. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre und beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und die weiteren Voraussetzungen des § 199 BGB vorliegen. Zusätzlich können arbeits- oder tarifvertragliche Ausschlussfristen relevant sein. Der Anspruch kann außerdem unter Umständen früher verwirken, wenn der Arbeitnehmer längere Zeit untätig bleibt und der Arbeitgeber deshalb berechtigt darauf vertraut, dass kein Zeugnis oder keine Korrektur mehr verlangt wird.

Die Zeugnissprache verstehen

Die Sprache in Arbeitszeugnissen folgt in vielen Unternehmen einem etablierten System, das sich an Schulnoten orientiert. Das Bundesarbeitsgericht ordnet Formeln der Zufriedenheitsskala einem Gesamteindruck zu; trotzdem ist nicht jede einzelne Wendung für sich allein entscheidend. Häufig wird eine sehr gute Bewertung mit starken Steigerungen wie “stets zu unserer vollsten Zufriedenheit” ausgedrückt. Eine gute Beurteilung enthält oft Formulierungen wie “stets zu unserer vollen Zufriedenheit”. Bei “zur vollen Zufriedenheit” sieht das Bundesarbeitsgericht regelmäßig eine durchschnittliche Bewertung im Bereich “befriedigend”. Diese Formeln sind aber kein Gesetzestext; entscheidend ist immer der Gesamteindruck des Zeugnisses.

Bei der Beurteilung der Arbeitsleistung werden verschiedene Aspekte bewertet. Die Arbeitsbereitschaft wird bei sehr guter Leistung etwa als “zeigte stets große Initiative, großen Fleiß und Eifer” beschrieben. Die Arbeitsbefähigung wird bei guter Bewertung mit Formulierungen wie “verfügt über ein gutes, fundiertes Fachwissen und löst schwierige Aufgaben jederzeit” ausgedrückt. Die Arbeitsweise wird bei positiver Beurteilung beispielsweise als “arbeitete stets äußerst gründlich und mit großer Sorgfalt” beschrieben.

Das Sozialverhalten wird ebenfalls oft nach bestimmten Mustern beurteilt. Häufig werden Vorgesetzte, Kollegen und Kunden genannt. Fehlt eine für deine Tätigkeit wichtige Gruppe oder wirkt die Reihenfolge ungewöhnlich, kann das ein Hinweis sein, muss aber nicht automatisch eine versteckte Kritik bedeuten. Entscheidend ist, ob das Zeugnis klar, verständlich und zum tatsächlichen Aufgabenbereich passend formuliert ist.

Besonders aufmerksam solltest du bei scheinbar positiven Formulierungen sein, die im Zeugnis unpassend oder doppeldeutig wirken. Der klassische Ausdruck “stets bemüht” wird oft als schwache Leistungsbewertung verstanden. Solche Formulierungen müssen aber im Kontext gelesen werden: Nicht jede ungewöhnliche Wendung ist automatisch ein Geheimcode, zumal versteckte Aussagen nach § 109 GewO gerade nicht Zweck des Zeugnisses sein dürfen.

Die Schlussformulierung eines Zeugnisses kann den Gesamteindruck beeinflussen. Gute Zeugnisse enthalten häufig den Grund des Ausscheidens, Dank, Bedauern und gute Wünsche für die Zukunft. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts gehören Dank und gute Wünsche aber nicht zum zwingenden Zeugnisinhalt. Fehlt eine solche Formel, ist das deshalb nicht automatisch rechtswidrig. Wenn eine vorhandene Schlussformel unpassend wirkt, kann je nach Fall eher die Streichung als eine Wunschformulierung durchsetzbar sein.

Auch berufsspezifische Kompetenzen sollten im Zeugnis erwähnt werden, wenn sie für deine Tätigkeit wesentlich waren. Für IT-Fachkräfte sind dies etwa Projektmanagement-Fähigkeiten, technisches Verständnis, Problemlösungskompetenz oder die Fähigkeit zur selbstständigen Einarbeitung in neue Technologien. Fehlen zentrale Aufgaben oder Projekte, solltest du sachlich um Ergänzung bitten.

Das Zeugnis prüfen und Rechte durchsetzen

Nach Erhalt des Arbeitszeugnisses solltest du es sorgfältig auf formale und inhaltliche Aspekte prüfen. Achte darauf, dass das Zeugnis formal zum Arbeitgeber passt und von einem Vorgesetzten oder einer berechtigten Person unterschrieben wurde. Das Ausstellungsdatum sollte zeitlich plausibel sein. Der äußere Zustand sollte einwandfrei sein: ohne Knicke, Flecken oder handschriftliche Korrekturen.

Bei inhaltlichen Mängeln oder unzutreffenden Beurteilungen haben Arbeitnehmer verschiedene Handlungsmöglichkeiten. Der erste Schritt sollte immer das direkte Gespräch mit dem Vorgesetzten oder der Personalabteilung sein. Viele Unstimmigkeiten lassen sich auf dieser Ebene klären. Dabei sollten konkrete Änderungswünsche sachlich vorgebracht und mit Beispielen aus dem Arbeitsalltag begründet werden. Die gewünschten Formulierungen können auch schriftlich eingereicht werden.

Führt das persönliche Gespräch nicht zum Erfolg, solltest du mögliche Korrekturen schriftlich geltend machen. Setze eine realistische Frist und benenne die gewünschten Änderungen präzise. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, ein klares, zutreffendes und verständig wohlwollendes Zeugnis auszustellen. Ob eine bestimmte Formulierung verlangt werden kann, hängt aber vom Einzelfall ab. Arbeits- oder tarifvertragliche Ausschlussfristen können kurz sein und neben der gesetzlichen Verjährung relevant werden; lass dich deshalb früh beraten, wenn du eine Korrektur durchsetzen willst.

Bei Streit über die Gesamtbewertung ist die Darlegungs- und Beweislast wichtig. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts muss ein Arbeitnehmer, der eine bessere Schlussbeurteilung als eine durchschnittliche Bewertung beansprucht, entsprechend bessere Leistungen vortragen und gegebenenfalls beweisen. Bewertet der Arbeitgeber dagegen unterdurchschnittlich, muss er die dafür tragenden Tatsachen darlegen und gegebenenfalls beweisen. In beiden Fällen helfen konkrete Beispiele, Zwischenzeugnisse, dokumentierte Erfolge und schriftliche Rückmeldungen.

Ein Zeugnis darf nachträglich nicht handschriftlich korrigiert oder sichtbar manipuliert werden. Werden Änderungen notwendig, sollte der Arbeitgeber ein neues, formal sauberes Zeugnis ausstellen. Der Anspruch auf Zeugniserteilung oder -korrektur verjährt regelmäßig nach drei Jahren, kann aber bereits früher verwirken, wenn der Arbeitnehmer sein Recht längere Zeit nicht geltend macht. Gewerkschaftsmitglieder können sich bei Problemen mit dem Arbeitszeugnis an ihre Gewerkschaft wenden und dort rechtliche Unterstützung erhalten.

Tipps für den Umgang mit dem Arbeitszeugnis

Der richtige Zeitpunkt für die Anforderung eines Arbeitszeugnisses ist praktisch wichtig. Bei einer Kündigung kannst du das Zeugnis direkt mit anfordern, bei einem Aufhebungsvertrag bereits während der Vertragsverhandlungen. So bleibt mehr Zeit für eventuelle Korrekturen. Besonders in der IT-Branche, wo Projekte und Rollen wechseln, kann nach wichtigen Projekten oder bei Vorgesetztenwechsel ein Zwischenzeugnis sinnvoll sein. Das dokumentiert die berufliche Entwicklung und kann bei späteren Unstimmigkeiten als Vergleichsgrundlage dienen.

Ein schriftliches Original des Arbeitszeugnisses solltest du sorgfältig aufbewahren, am besten in einer Klarsichthülle und an einem lichtgeschützten Ort. Für Bewerbungen verwendest du hochwertige Scans oder Kopien. Bei elektronisch erteilten Zeugnissen solltest du nicht nur ein ausgedrucktes PDF ablegen, sondern die Originaldatei, Signaturinformationen und Nachweise zur Einwilligung sicher speichern.

Bei der Verwendung in Bewerbungen sollten die Zeugnisse chronologisch geordnet und passend zur Stelle eingereicht werden. Fehlende Zeugnisse können Rückfragen auslösen, müssen aber nicht automatisch ein Ausschlussgrund sein. Wenn ein Zeugnis schwach ausgefallen ist, kann dies im Vorstellungsgespräch konstruktiv eingeordnet werden. Dabei sollte der Fokus darauf liegen, welche Lehren man aus der Situation gezogen hat und wie man sich seitdem weiterentwickelt hat.

Vorausschauendes Zeugnismanagement ist gerade in der IT sinnvoll. Dazu gehört, wichtige Projekte, Erfolge und positive Rückmeldungen während der Beschäftigung zu dokumentieren. Diese Informationen können bei der späteren Zeugniserstellung oder bei gewünschten Korrekturen als Argumentationsgrundlage dienen. Zudem empfiehlt es sich, Zeugnisse zeitnah nach Erhalt auf ihre Richtigkeit zu prüfen, da der Korrekturanspruch mit der Zeit verwirken kann.

Nächster Schritt

Wenn du dein Zeugnis gerade prüfst, markiere zuerst falsche Daten, fehlende Aufgaben und unklare Bewertungen. Danach bitte sachlich um Korrektur und lege konkrete Beispiele bei. Für die nächste Bewerbung helfen dir zusätzlich Bewerbungsunterlagen in der IT, Vorstellungsgespräch IT und Gehaltsverhandlung in der IT.

Offizielle Quellen

• Gewerbeordnung § 109: Zeugnis
• Bürgerliches Gesetzbuch § 630: Pflicht zur Zeugniserteilung
• Bürgerliches Gesetzbuch § 195: Regelmäßige Verjährungsfrist
• Bürgerliches Gesetzbuch § 199: Beginn der regelmäßigen Verjährungsfrist
• Berufsbildungsgesetz § 16: Ausbildungszeugnis
• Bundesarbeitsgericht: Urteil 9 AZR 227/11 zur Schlussformel
• Bundesarbeitsgericht: Urteil 9 AZR 584/13 zur Zufriedenheitsskala
• IHK München: Arbeitszeugnis verfassen
• IHK Nord Westfalen: Digitales Ausbildungszeugnis seit BVaDiG